Protokol defteri nedir sorusu, iş sağlığı ve güvenliği (İSG) yönetim süreçlerinin kayıt altına alınmasında karşılaşılan temel uygulamalardan birine işaret eder. Her ne kadar adı çoğu zaman resmi törenler veya kamu kurumlarıyla ilişkilendirilse de, İSG profesyonellerinin sahada kullandığı protokol defteri, işyerindeki denetimlerin, tespitlerin ve alınması gereken önlemlerin belgelendiği resmi bir dokümandır. 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu çerçevesinde doğrudan adı geçmese de, özellikle OSGB hizmeti alan işyerlerinde yaygın biçimde kullanılan ve Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı (ÇSGB) müfettişlerinin denetimlerinde başvurduğu önemli bir kayıttır.
Bu yazıda protokol defterinin tanımı, hukuki dayanakları, kullanım alanları, türleri, uygulama şekli ve iş sağlığı ve güvenliği açısından taşıdığı kritik rol ayrıntılı biçimde incelenecektir.
Protokol Defteri Nedir?
Protokol defteri, iş sağlığı ve güvenliği profesyonellerinin (iş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi) işyerinde yaptıkları tespit, öneri ve denetimlerin yazılı olarak kaydedildiği resmi bir defterdir. Bu defter, işverenle İSG profesyoneli arasındaki yazılı iletişim aracıdır ve işyerinde alınması gereken önlemlerin somut ve izlenebilir şekilde kaydedilmesini sağlar.
Protokol defteri aracılığıyla iş güvenliği uzmanı ya da işyeri hekimi, işveren veya işveren vekiline yaptığı uyarı ve tavsiyeleri yazılı hale getirerek hem yükümlülüklerini yerine getirir hem de ileride doğabilecek hukuki süreçlerde belgelendirme sağlar.
Hukuki ve Teknik Arka Plan
Her ne kadar protokol defterine ilişkin doğrudan bir tanım 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu’nda yer almasa da, İşyeri Hekimi ve İş Güvenliği Uzmanlarının Görev, Yetki, Sorumluluk ve Eğitimleri Hakkında Yönetmelik’in 9. maddesinde geçen “işverene yazılı olarak bildirme” yükümlülüğü, bu deftere dayanak oluşturur.
Ayrıca 4857 Sayılı İş Kanunu, işverenin çalışan sağlığı ve güvenliği ile ilgili önlemleri alması, alınan önlemleri denetlemesi ve çalışanların bu konuda bilgilendirilmesi gerektiğini belirtmektedir. Bu sorumluluğun yerine getirilip getirilmediği, çoğu zaman protokol defteri üzerinden takip edilmektedir.
Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı müfettişleri de İSG denetimlerinde protokol defterini inceleyerek işyeri uygulamalarını ve yükümlülüklerin yerine getirilip getirilmediğini değerlendirir.
İş Sağlığı ve Güvenliği Açısından Protokol Defterinin Önemi
Protokol defteri, özellikle işverenin İSG yükümlülüklerini yerine getirip getirmediğinin izlenmesinde ve İSG profesyonellerinin sorumluluklarının belgelendirilmesinde kritik öneme sahiptir. İş kazası, meslek hastalığı ya da yasal denetim gibi durumlarda, yazılı kayıtların bulunması kurumun hukuki sorumluluğunu doğrudan etkileyebilir.
Protokol defterinin İSG açısından başlıca işlevleri:
İş güvenliği uzmanı ve işyeri hekiminin işverene yaptığı yazılı bildirimlerin kaydını tutar
İşyerindeki uygunsuzluklar, tehlikeler ve alınması gereken önlemler somut olarak belirtilir
İşverenin önerilere yanıt verip vermediği izlenebilir
Olası yargı süreçlerinde delil niteliği taşır
Bakanlık denetimlerinde resmi belge olarak değerlendirilir
Özellikle OSGB hizmeti alan işyerlerinde, protokol defteri üzerinden uzman ve hekimlerin etkinlikleri izlenebilir hale gelir. Bu nedenle deftere yapılan her kayıt hem hizmet sunan kuruluşun hem de işverenin sorumluluğunu doğrudan etkiler.
Protokol Defteri Türleri ve Kullanım Şekilleri
Protokol defteri, temel olarak fiziki (ciltli) ya da dijital olmak üzere iki biçimde tutulabilir. Ancak resmi geçerlilik açısından genellikle numaralandırılmış ve noter tasdikli ciltli defterler tercih edilir. Her sayfanın altı iş güvenliği uzmanı ve/veya işyeri hekimi tarafından imzalanır, önerilerin yazıldığı sayfalar işveren tarafından da imzalanır ya da imzadan imtina ettiği not edilir.
Kullanım esasları:
Defterin ilk sayfasında işyerine ve defterin kapsamına ilişkin bilgiler yer almalıdır
Kayıtlar tarih sırasına göre ve kalıcı mürekkeple yazılmalıdır
Yapılan her tespitte, alınması gereken önlemler açıkça belirtilmelidir
Acil durumlar veya hayati tehlike arz eden durumlar öncelikle belirtilmelidir
İşverenin önerilere verdiği yanıt (yapıldı, yapılmadı, planlandı) kayıt altına alınmalıdır
Değiştirilemez ve silinemez nitelikte olmalıdır
Protokol defterinin yalnızca “deftere yazmak” için kullanılması, etkinliğini düşürür. Asıl amaç, bu kayıtların işvereni harekete geçirecek şekilde kullanılması ve iş sağlığı güvenliğini artırıcı işlev taşımasıdır.
Protokol Defteri Nasıl Uygulanır?
Uygulama süreci şu adımlarla yürütülür:
Temin ve Onay: Protokol defteri noter tasdikiyle hazırlanır. Her işyeri için ayrı tutulabilir.
Kayıt Yapma: İSG profesyonelleri, saha gözlemleri, denetimler veya olaylar sonucu yaptıkları tespitleri yazar.
Öneri Sunma: Alınması gereken önlemler, sorumlu birimler ve süre belirtilerek açıkça yazılır.
İmzalama: Kayıt yapan uzman/hekim imza atar; işverenin de imzası alınır veya imzadan imtina ettiği belirtilir.
Geri Bildirim ve İzleme: Önerilerin uygulanma durumu izlenir; gerektiğinde tekrar hatırlatma yapılır.
Saklama: Defter, en az 5 yıl boyunca muhafaza edilir; denetim veya yargı sürecinde istenebilir.
Bu süreçte OSGB’lerin rolü büyüktür. Zira işyeri dışından hizmet alan işletmelerde protokol defteri, dış profesyonellerin işleyişe entegrasyonunu ve önerilerin izlenebilirliğini sağlar.
Protokol Defteri Hakkında Sık Sorulan Sorular (SSS)
1. Protokol defteri tutmak zorunlu mudur?
Yasalarda adı açıkça geçmese de, işyeri hekiminin ve iş güvenliği uzmanının önerilerini yazılı bildirme yükümlülüğü vardır. Bu nedenle, protokol defteri fiilen zorunlu ve uygulamada vazgeçilmezdir.
2. Protokol defterine kimler yazı yazabilir?
Sadece işyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanı yazı yazabilir. İşveren veya diğer çalışanlar bu deftere müdahale edemez.
3. Noter onaylı defter şart mı?
Resmi geçerlilik ve güvenli kayıt için noter onaylı ciltli defter tercih edilmelidir. Elektronik kayıtlar ise destekleyici belge olabilir ancak tek başına yeterli görülmez.
4. OSGB’ler protokol defterini nasıl kullanır?
OSGB bünyesindeki uzman ve hekimler, hizmet verdikleri işyerine yaptıkları her ziyarette deftere gözlem ve önerilerini yazarak süreci belgelendirir.
5. Defterde yazılı uyarılara rağmen önlem alınmazsa ne olur?
İşveren önerilere rağmen önlem almazsa ve kaza olursa, yazılı kayıt iş güvenliği uzmanını veya hekimi sorumluluktan koruyabilir. İşveren ise sorumlulukla karşı karşıya kalabilir.
6. Defterin içeriği değiştirilebilir mi?
Hayır. Deftere yazılanlar kalıcıdır. Silinemez, kazınamaz. Hatalı kayıtlar üstü çizilerek açıklama ile düzeltilmelidir.
7. Müfettişler protokol defterini ister mi?
Evet. Bakanlık denetimlerinde protokol defteri sıklıkla incelenir ve İSG faaliyetlerinin etkinliği açısından değerlendirilir.
Protokol defteri nedir sorusunun cevabı, iş sağlığı ve güvenliği uygulamalarının sahada izlenebilir ve belgelendirilebilir hale gelmesini sağlayan temel bir araçtır. İSG profesyonellerinin tespit ve önerilerini kayıt altına alması, işverenin ise bu kayıtlar doğrultusunda harekete geçmesi, güvenli bir çalışma ortamı yaratmanın vazgeçilmez unsurlarındandır.
Her ne kadar mevzuatta açıkça tanımlanmasa da, ÇSGB denetimlerinde ve adli süreçlerde delil niteliği taşıması nedeniyle protokol defteri, fiili olarak zorunlu bir kayıt defteri haline gelmiştir. Özellikle OSGB hizmeti alan işyerlerinde düzenli ve doğru şekilde tutulması, hem hizmet sağlayıcı kuruluşun hem de işverenin sorumluluklarını belgeleyebilmesi açısından kritik öneme sahiptir.
Bir sonraki adım olarak, işyerinizde noter onaylı bir protokol defteri temin edebilir, uzman ve hekiminizin bu defteri etkin biçimde kullanmasını sağlamak için iç prosedürlerinizi gözden geçirebilirsiniz. Unutulmamalıdır ki, iyi tutulan bir protokol defteri, hem önleyici güvenlik yaklaşımının hem de hukuki sorumluluğun teminatıdır.
